Gmailは、世界中で15億人以上のユーザーを持つユビキタスなEメールサービスとなった。個人でもビジネスでもコミュニケーションに欠かせないツールだ。しかし、特に毎日何百通ものメールを受信する場合、メールを管理するのは大変な作業になります。幸い、あなたのメールライフを簡素化し、受信トレイをより効率的に管理できるGmailハックがいくつかあります。この記事では、今日から使える最も簡単なGmailハックをいくつかご紹介します。
スケジュール・メール
夜遅くまで仕事をすることが多く、勤務時間中にメールを送信したい場合、Gmailのスケジュール機能が大いに役立ちます。スケジュール機能を使えば、メールを作成し、後で送信するようにスケジュールを設定することができます。Gmailでメールをスケジュールするには、通常通りメールを作成し、"送信 "ボタンの横にある矢印をクリックして、"送信をスケジュールする "を選択します。そこから、メールを送信する日時を選択できます。
定型文の使用
返信定型文とは、あらかじめ作成されたメールのことで、一般的なメールにすばやく返信するために使用できます。この機能は、カスタマーサービス担当者など、同じようなメールをたくさん受け取る人に特に便利です。Gmailで定型文を使用するには、［設定］>［詳細設定］>［定型文］に進みます。そこから定型文を作成して保存し、必要に応じてメールに挿入することができます。
ラベルの作成
ラベルはGmailのフォルダのようなもので、メールを整理することができます。ラベルを使えば、メールの内容や差出人などの条件に基づいて、簡単にメールを分類することができます。たとえば、仕事関連のメール、個人的なメール、特定のクライアントからのメールなどのラベルを作成できます。Gmailでラベルを作成するにはディスプレイの右上にある歯車のアイコンをクリックします。"設定 "を選択します。次に、"ラベル "タブをクリックし、新しいラベルを作成します。
フィルターの使用
フィルタは、メール管理を自動化するGmailの強力な機能です。フィルタを使えば、特定の条件に基づいてメールを自動的に移動、削除、ラベル付け、転送することができます。例えば、上司からのすべてのメールに自動的にラベルを付けたり、特定の送信者からのすべてのメールを自動的に削除するフィルタを作成できます。Gmailでフィルタを作成するには、画面上部の検索ボックスで下向き矢印をクリックし、条件を入力します。次に、「フィルタを作成」をクリックして、実行したいアクションを設定します。
キーボードショートカットを有効にする
Gmailには、時間を節約し、より効率的にメールを管理するのに役立つ様々なキーボードショートカットがあります。キーボードショートカットを使えば、マウスに触れることなく、メール間の移動、メールのアーカイブ、メールの削除などを素早く行うことができます。Gmailでキーボードショートカットを有効にするには、[設定] > [一般] > [キーボードショートカット]に進み、"キーボードショートカットをオン "を選択します。
GmailにBoomerangを使う
Boomerangは、メールをより効率的に管理できるサードパーティアプリです。Boomerangを使えば、Eメールを後で送信するようスケジュールしたり、重要なEメールのリマインダーを設定したり、Eメールへの返信を追跡したりと、様々なことができます。BoomerangはGoogle ChromeとFirefoxの無料拡張機能としてご利用いただけます。
複数の受信トレイを使用する
複数受信トレイとは、複数のメール受信トレイを同じ画面で表示できるGmailの機能です。この機能は、カスタマーサービスやプロジェクト管理に携わる方など、異なる送信元からたくさんのメールを受信する方に特に便利です。複数の受信トレイを使用すると、すべての重要なメールを1つの場所に表示し、簡単に切り替えることができます。Gmailで複数の受信トレイを有効にするには、「設定」>「詳細設定」>「複数の受信トレイ」と進み、希望の設定を行います。
送信取り消し」機能を使う
Gmailの「送信取り消し」機能は、恥ずかしいタイプミスやミスが相手に届くのを防ぐのに最適です。一度送信ボタンを押しても、間違いに気づいたり、必要な情報がすべて含まれていなかったりした場合は、すぐに取り消すことができます。この機能を使うには、「設定」＞「一般」＞「送信取り消しを有効にする」と進み、取り消し期間を設定します。
2023年初頭、Gmailの人気が急上昇し、このメールサービスに乗り換えるユーザーがますます増えている。この傾向の背景には、信頼性が高く安全な電子メール・プラットフォームへの需要の高まり、新機能の導入とアップグレード、グーグルの生産性ツール群の利用の増加など、いくつかの理由がある。
Gmailの人気上昇の主な理由の一つは、信頼性が高く安全なEメールプラットフォームとしての評判です。近年、オンラインのセキュリティやプライバシーに対する懸念が高まっており、多くの人が安全で信頼できるメールサービスを求めています。Gmailは、堅牢なスパムやウイルス対策、二要素認証、暗号化技術など、最も安全なEメールプラットフォームの1つであるという評判を得ています。その結果、ますます多くの人々がGmailを好みのメールサービスとして利用しています。
Gmailが台頭したもうひとつの理由は、新機能の導入とアップグレードだ。グーグルは、スマート返信、AIによるメール分類、グーグルの他の生産性向上ツールとの統合改善などの新機能を追加し、メールサービスを継続的に改善してきた。これらの機能により、Gmailはより直感的、効率的、便利に使えるようになり、新規ユーザーの獲得と既存ユーザーの維持に貢献している。
最後に、グーグルの生産性向上ツール群の利用が増加していることも、Gmailの台頭に寄与している。多くの人がGoogle DriveやGoogle DocsなどのGoogleツールを使って共同作業やリモートワークを行っている。Gmailはこれらのツールとシームレスに統合されているため、グーグルの生産性向上ツールを利用する人々にとって好ましいメールサービスとなっている。
2023年初頭のGmailの台頭は、安全で信頼性の高い電子メールプラットフォームとしての評判、新機能の導入とアップグレード、Googleの生産性スイートの利用の増加に起因すると考えられる。他の生産性ツールとの統合性が高く、安全で効率的な電子メールサービスを求める人が増えているため、Gmailの人気は今後数年でさらに高まる可能性が高い。
パスワード管理や整理ツールなどのGmailハックによって、サービスはさらに便利になった。これだけの機能があるのだから、Gmailが世界で最も広く使われているメールサービスのひとつになったのも当然だろう。グーグルライフハックも、Gmailをさらに効率的に使うための人気の方法だ。
電子メールに加えて、Googleの生産性スイートは、Google Docs、Sheets、Slidesの導入により、近年かなりの成長を遂げている。これら3つのサービスを組み合わせることで、プロジェクトでの共同作業や、ドキュメントの迅速な作成、共有がこれまで以上に簡単に行えるようになった。このため、Google Docsは学生にも社会人にも人気のある選択肢となっている。
これらのサービスを最大限に活用するための、さまざまなGoogleライフハックがある。人気のあるハックのひとつは、Google翻訳を使ってドキュメントを異なる言語に素早く翻訳することだ。これは、他の国のクラスメートとプロジェクトで共同作業をする必要がある学生には特に便利です。
